Welche Bereiche werden von Apps abgedeckt, welche Grundregeln sollte man bedenken?

Stempelzeiten-App, Apps für Fahrtenbücher, Geo-Lokation, Umfragen, die Verwaltung von Schichtdiensten, Personalsuche, Zufriedenheiten und Foto-Apps decken zumeist den ersten Schritt der Digitalisierung ab. Das reicht für dynamische, innovative Firmen aber nicht aus. Ohne Support und ohne Kontaktmöglichkeiten werden selbst kleine Apps schnell zu echten Nervenvernichtern. Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel, die sind jedoch sehr selten und in ihren Leistungsumfängen dann zudem sehr eingeschränkt.

Im Business-Bereich sind daher meist klassische Software-Lösungen besser geeignet, die zusätzlich eine mobile App anbieten. Hier werden auch Angebote in der Cloud angeboten, was vieles erleichtert und auch die Lizenzmodelle in Richtungen Kundenfreundlichkeit verbessern. Der eigentliche Download der App sollte dann in den offiziellen Stores von Apple, Google & Co. erfolgen, denn hier wird von den App-Entwicklern ein Mindeststandard gefordert. So wurde auch ARTimer von Apple kontaktiert, um zu verifizieren, wer oder was ARTimer ist, wer verantwortlich und wer der autorisierte Ansprechpartner ist (unser Cheftechniker).

Checken Sie außerdem vorher:
Gibt es Referenzen, Webseiten mit persönlichen Ansprechpartnern? Und dann schauen Sie, ob die fünf guten Apps wirklich betriebliche Mehrwerte liefern.  
 

Digitalisierung ist zu wenig, selbst für Gratis-Apps.

Sobald eine App Arbeit bedeutet, sollten Sie sie löschen. Denn Zeit ist Geld! Weder Installation oder Support noch die Eingabe von Daten darf Stunden dauern. 

Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass viele Apps

• eine Funktion vom Papier ins Internet bringen, die aber weniger gut funktioniert als sie aussieht.
  Beispiele dafür sind Zeiterfassung im engsten Sinne oder die Übertragung von Fotos oder handschriftlichen Notizen etc. ins Digitale.
   
• sich nicht weiterentwickeln und es aufgrund mangelnden Kapitals auch oft gar nicht können.
  Damit können Management-Themen wie Finanzen, Buchhaltung, Personalwesen oder Leistungsverrechnung gar nicht erst abgedeckt werden. Schnittstellen für eine Anbindung an ein „großes“ CRM-/ERP-Programm wie SAP oder die Buchhaltung sind da schon das absolute Maximum.
   
• oft nachträglich hinzugefügt wurden. Meist betrifft das Rechnungs- oder Personal-Software, die in den 80er oder 90er Jahren entstanden ist. Hier passt natürlich oft die technologische Basis nicht mehr und der Zug bei Design, Usability oder gar Sicherheit ist mehr oder weniger abgefahren.
   
• kein gutes Gefühl vermitteln. Widersprüchliche Referenzen und Bewertungen, Verstöße gegen den Datenschutz.  mangelnde Transparenz – also lieber Finger weg!
  
   

Worauf es ankommt

Jetzt, wo klar ist, was nicht geht: Welche Tipps können wir geben, worauf achtet man als Bürgermeister, Meister eines Elektrogeschäfts, als Gastronom, Bäcker oder als Agentur-Inhaber,  als Kanzlei oder Ordination?!

• Die Software muss genauso sicher und vertrauenswürdig sein wie die Firma, die dahintersteht.
   
• Die App oder Cloud-Software darf kein Selbstzweck sein. „Hip“ oder kurzfristig hilfreich, voll versteckter Kaufoptionen für wirklich wichtige Funktionen – das ist nichts, was wirklich gebraucht wird.
   
• Datenschutz und IT-Sicherheit müssen vertrauenswürdig sein. Seien Sie also vorsichtig bei allen Clouds aus dem Ausland und verzichten Sie im Business auf kostenfreie Apps wie Dropbox.
   
• Achten Sie auf einen direkten Draht zum Entwickler, denn er wird Ihre Wünsche erfüllen. Wenn aber schon der Support nicht funktioniert oder sich kein Vertriebler um Sie bemüht, schauen Sie sich lieber nach einer Alternative um.
   
• Sortieren Sie Apps für (nur) einen Zweck aus. Das allerdings ist meine Sicht – und eben auf die individuelle Einschätzung kommt es hier an. Sind Sie als Unternehmer neugierig, kreativ und ständig an Optimierung interessiert, wird es mit einer App-Sammlung schwierig. Hier bietet sich eher eine offene und flexible Software-Plattform an, die erweiterbar ist und fast jeden sinnvollen Prozess abbilden kann. Ob Themen wie Corona (Homeoffice, Kurzarbeit, weniger soziale Kontakte), aktuelle Steueränderungen (Urlaub, Arbeitszeiten, Kilometergelder, Provisionen, Dienst-Kfz) oder die zunehmende Anzahl von Prüfern, Inspektoren, Kontrolleuren und Beratern: ISO-Zertifizierung, Pausenregelungen, Arbeitsschutzmaßnahmen oder Hygiene-Vorschriften müssen administriert, Wissen verteilt und die Kenntnisnahme schriftlich nachgewiesen werden.
  
   

Es schadet also nicht, statt auf eine (oder mehrere) günstige Apps auf eine wirklich leistbare Plattform zu setzen und die Funktionen zu nutzen. Übrigens auch im Sinne der Mitarbeiter, die dankbar sind, wenn nicht noch zusätzliche Arbeit hinzukommt, sondern die App auch Arbeit erleichtert! Wir halten das bei ARTimer genauso und optimieren unser Angebot Monat für Monat anhand der Erfahrungen, Pläne und Maßnahmen anderer Unternehmer.

Davon profitieren wir – und bestenfalls auch bald Sie!