Stundenzettel und Excel-Listen ade! Es ist höchste Zeit für eine moderne Zeiterfassung.
Tagtäglich werden die Arbeitszeiten und Pausen händisch auf einem ausgedruckten Stundenzettel notiert und am Monatsletzten unterschrieben in der Personalabteilung abgegeben. Anschließend werden die Zeiten von den Verantwortlichen in die Lohnbuchhaltung übertragen.
Die Nachteile liegen auf der Hand:
Es kann leicht passieren, dass Stundenzettel auf dem Weg in die Lohnverrechnung verloren gehen oder fehlerhaft übertragen werden (Zahlendreher, falsches Datum etc.) – zum Leidwesen der Mitarbeiter und natürlich auch des Unternehmens. Fehlerbehebung bedeutet Mehrarbeit und diese Zeit kostet das Unternehmen bares Geld. Und nicht zu vergessen: der Papierkram, der in unzähligen Ordnern verstaubt.
Ja, Excel ist kostenlos, doch den Arbeitsaufwand bei der Erfassung der Zeiten sollte man keinesfalls unterschätzen. Tabellen sind nicht nur sehr unübersichtlich, sondern auch fehleranfällig. Das Chaos ist vorprogrammiert: Eine versehentlich falsch gesetzte oder überschriebene Formel kann auch die beste Excel-Liste unbrauchbar machen. Zudem ist eine manuelle Übertragung in die Lohnbuchhaltung mit allen Risiken einzukalkulieren. Auch Datenschutzvorgaben sind mit Excel-Listen nicht einfach einzuhalten - der Aufwand für Personalverantwortliche ist hoch, um nicht gegen Gesetze zu verstoßen.
Dabei haben wir noch gar nicht über Abwesenheitsplanung (z. B. Urlaub) und die Spesenabrechnung gesprochen. Und genau darum haben wir mit ARTimer eine digitale Zeiterfassung entwickelt, die nicht nur den Papierkram verringert, Ressourcen freischaufelt und Sie vor Fehlern schützt, sondern auch gleich Abwesenheiten und Spesen mit wenigen Klicks abbilden kann.
Jürgen Kolb verantwortet als Mitbegründer und Geschäftsführer von ART Digital Solutions den Bereich Sales, PR & Marketing. Als zertifizierter Datenschutzberater bringt er juristisches sowie technisches Fachwissen ein. Nach verschiedenen beruflichen Stationen in der öffentlichen Verwaltung sowie in der freien Wirtschaft gründete Jürgen als (fast fertig studierter) Wirtschaftswissenschaftler gemeinsam mit seinem Partner aufgrund vorangegangener Erfahrungen bereits sein drittes erfolgreiches Unternehmen, denn auch am Aufbau der Antares-NetlogiX ist er schon seit Beginn im Jahr 2000 beteiligt, sowie bei der iQSol GmbH seit der Gründung 2010.