Unser lieber Freund ROI und seine Erzfeindin Marie.

Arbeitszeiten, Arbeitskollegen und Fairness

 

Digitalisierung bedeutet für viele KMU noch immer vor allem eines: Wandel. Gerade Unternehmen, die über viele Jahr organisch gewachsen, meist regional tätig sind und bisher keinem Druck ausgesetzt waren, sich mit anderen Branchen, der Globalisierung oder neuen, interdisziplinären Projekten auseinanderzusetzen, hängen hier oft hinterher.

Im Gegensatz dazu sind Startups, schnell wachsende Unternehmen und die mit internationalen Projekten sowie dynamischen Branchen im Vorteil, wenn die Unternehmenskultur, die Organisation oder auch die Mitarbeiter Flexibilität zeigen müssen.

Ein „sanfter Einstieg“ in die digitale Welt oder auch ein Neubeginn ist häufig die Anschaffung eines Arbeitszeiterfassungssystems. Geschäftsführerwechsel, notwendige Umstrukturierungen oder einfach die Anforderungen des Geschäftslebens sorgen dafür, dass ein derartiges System ins Auge gefasst wird.

 

Die Vorteile liegen auf der Hand: 

  • Transparenz der Aufzeichnungen (Wer zeichnet was auf bzw. wer ändert was?)
  • Selbstbestimmung und Administration der Mitarbeiter (Self-Management spart Zeit)
  • Einführung neuer Vereinbarungen und Änderung bisheriger Gepflogenheiten („Schlendrian“)
  • Optimierung der Abläufe mit Mitarbeitern und Externen, bspw. mit dem Steuerberater

Als langjähriger User eines derartigen Systems ist einem bewusst, dass es mit dem Unternehmen wachsen und auch neue Herausforderungen abbilden muss, um Zeitraubendes und Unangenehmes einfach per Klick zu erledigen. Die dritte Änderung des Urlaubwunsches, eine Krankheit oder einfach eine Projektaufgabe: Es geht einfach schneller und komfortabler als jede E-Mail an Projektmanager oder den Chef! Vorbei sind die Zeiten, wo drei Leute eine Excel Liste bearbeiten wollen …



Aber: Wann wird abgerechnet und wo liegt der „Mehrwert“?

Die Preise und die Lizenzierung solcher Lösungen sind in der Marktlandschaft recht homogen, auch wenn das eine oder andere Feature bei einem Anbieter vielleicht gar nicht vorhanden ist und beim anderen eine Kernkompetenz darstellt. Hier ist das sogenannte Subskription („ABO-“)-Modell vorherrschend.

Die Gründe dafür sind logisch:

  • Ein „Cloud“-System für alle Kunden ist leicht zu warten, zu sichern, upzudaten etc.
  • Der Kunde spart sich eigene Infrastruktur (Server, Lizenzen, Wartung, Backup, Security).
  • Die Abrechnung ist flexibel und kündigungsfreundlicher.
  • Der Support ist wesentlich einfacher und effizienter.
  • Der Kostenvorteil der Skalierung wird an den Kunden weitergegeben.

 

Was hat ROI mit Marie zu tun?

Natürlich ist es die Aufgabe des guten Kaufmannes, Kosten und Nutzen gegenüberzustellen: In den meisten Fällen ist das sehr einfach: Der monatliche Beitrag von 50 oder 100 Euro für die Verwaltung von zehn oder 20 Mitarbeitern rechnet sich schneller als der Taschenrechner gezückt ist. Nimmt man eine Brutto-Arbeitsstunde einer guten Personalverantwortlichen her, sind hier leicht mehr als zwei, drei Stunden im Monat einzusparen.

Führt man diesen Gedankengang fort, wird diese Summe bei 500 oder 1.000 Mitarbeitern anteilig höher und man muss schon genauer hinsehen. Wer weiß schon, wie viele Personen wie viele Minuten für einen Urlaubsantrag oder für eine Projektaufgabe aufwenden? Darum ist es notwendig, den vielfältigen Nutzen exemplarisch darzustellen und nicht nur auf das Entfernen der Zettelwirtschaft, die Schätzung der Nacharbeiten und die oftmaligen, immer gleichen Vorgänge abzuzielen, Stichwort Motivation.

Wir sprechen bei der Einführung der Zeitaufzeichnungen von massiven organisatorischen Erkenntnissen, Erklärungen und Erfolgen, die weit über das quantitative Ausmaß hinausgehen.

Sehen wir uns exemplarisch Folgendes an:

  • Anfragen bezüglich Urlaubsgewährung und -kontingent
  • Streitigkeiten und Voraussetzungen bzgl. Urlaubszeitpunkt („ARTimer hat immer recht“)
  • Überstunden- und andere Versicherungsfeinheiten, die bisher nicht geklärt oder strittig sind
  • Strafen bei Arbeitszeitvergehen, Nachzahlungen nach AKNÖ Interventionen

Neben diesen klassischen Punkten gehen die Erkenntnisse wesentlich weiter:

  • Rauchpausen und (un-)entschuldigtes Fernbleiben
  • Physische Arbeitszeitenerfassung verhindert die Versuchung des „Rundens“
  • Nachweisliche Zeiten sind unbestreitbar (Kündigung, Entlassung)
  • Nachträgliche Änderungen der Arbeitszeiten werden protokolliert
  • Monatliche Stundenaufkommen normalisieren sich und sparen Geld
  • Neue Dienstverträge und Betriebsvereinbarungen bringen Klarheit
  • Informelle Weisungsrechte werden überdacht, Organigramme erstellt

Niemand in der Verwaltung wird also wegen der neuen Software seinen Job verlieren. Er kann die eingesparte Zeit im Gegenteil für viele andere Tätigkeiten aufwenden, die das Unternehmen tatsächlich weiterbringen (Kontrolle, Vorgaben, Einkauf, Marketing, Verkauf, Optimierungen).

Verbesserte Kommunikation und professionelle Unternehmensführung können dazu führen, dass die Firma oder Organisation (im öffentlichen Dienst) mit der Aufgabe wächst, sprich der organisatorische Reifegrad Fehlentwicklungen erkennt, die Performance steigert und die Zufriedenheit zu besserer Stimmung und Arbeitsleistung führt:

  • Vermutungen werden objektiviert („Der arbeitet ja viel zu wenig.“)
  • Beweise werden geschaffen („Die Zettelzeiten sind wohl meistens nicht real.“)
  • Kontrollen werden ermöglicht („Der fährt ja über Wien nach Linz.“)
  • Schwächen werden ausgemerzt („Die Chefin glaubt uns ja alles und verdient eh genug!“)
  • Probleme werden vermieden („Warum sind heute alle weg, einer muss da sein, der sich damit auskennt!“)
  • Ist der Herr XY überhaupt in der Firma oder noch in Urlaub?

 

Faire Mitarbeiterbehandlung, strenge Umsetzung der gesetzlichen Gegebenheiten und eine genaue Rechnung sorgen dafür, dass sich die Management-Software und ihre diversen Features sehr schnell rechnen – ob diese nun 100 oder 1.000 oder 2.000 Euro im Monat kostet. Ein Arbeitszeitverstoß, der geahndet wird, ist sicherlich teurer, da hierbei pro Mitarbeiter und Fall abgestraft wird.