Wann haben Sie – also vor Corona – das letzte Mal ein Grill-Event mit den Kollegen geplant? Bei uns ist das zwar schon ein paar Tage her, aber die Erinnerung daran ist lebendig. Denn es war das volle Chaos. Bis wir ARTimer entwickelt haben. Es war zwar nicht explizit für die Partyplanung gedacht, aber warum nicht nutzen, wenn vorhanden?
Jetzt startet unsere Caro eine einfache Umfrage im ARTimer und alles ist glasklar, schnell erledigt. Jeder weiß, dass er eingeladen ist, meldet, ob er Zeit hat, was er isst und weiß, was er oder sie vor drei Monaten bestellt hat. Auch der Veganer schaut nicht verzweifelt auf den Grill, weil eben die Einkaufsliste die Wunschliste der Mitarbeiter war – automatisiert sozusagen, kein Medienbruch, kein Lesefehler, alles in einem „Programm“. Sehr sinnvoll und mehr als einfach. Darum haben wir es entwickelt – aus unserem Alltags-Büroleben heraus.
Wir machen es kurz: die einfache Abwicklung über ARTimer. Ein ARTimer-Formular, mehr als easy anzulegen, wird versendet und online werden die Daten gesammelt. Anreise mit Bus oder Auto, entschuldigt gar nicht dabei oder welche Menüoptionen sind genehm? Mit Vorspeise, ohne Nachspeise oder gar nur Bier? So haben wir auch eine Umfrage gestartet, ob ein Firmenevent stattfinden sollte, das aber dann aufgrund des schwachen Feedbacks – wohl wegen des Termins – auf später verschoben wurde. Psychologisch gesehen wissen wir, dass persönliches Absagen oft schwerer fällt als zuzusagen und nicht zu kommen. Das ist zwar schade, aber kein Problem mit „ARTie“.
Genauso sieht es im Prinzip mit einschlägigen Vorschriften aus:
Ignorieren hat keinen Sinn, denn das System vergisst nicht und erinnert verlässlich.
Sie kennen das sicher: Eine Veranstaltung, ob Webinar im Internet, ein Frühstücks-Event oder gar die Hausmesse fordern Sie in der Orga und Verwaltung. Der Chef will täglich wissen, wie viele und welche Leute kommen? Wird die Veranstaltung abgesagt oder die Location zu klein? Wer zentralisiert die Informationen, die Spezialwünsche und wo findet man die Infos zentral? Im ARTimer. Übrigens: Auch gut für den Datenschutz, wenn nur Berechtigte zugreifen dürfen, denn immerhin werden private Daten wie Telefonnummern, Essgewohnheiten oder religiöse Feinheiten gespeichert. Aber dazu in einem eigenen Beitrag.
Glauben Sie mir, im Excel macht das alles keinen Spaß. Bei der nächsten Gelegenheit suchen Sie das letzte Event oder die Teilnehmer, das Excel ist gesperrt oder verändert. Eine zentrale Software, in der sowieso immer mehr zusammenwächst, ist leichter zu handhaben: Auf einen Blick vergleichen Sie Teilnehmer, sehen Kontaktdaten, klicken sich durch die Angaben und versenden E-Mails auf Knopfdruck. Ähnlicher Ansatz wird derzeit mit dem Lead-Management verfolgt: einfach und praktisch. Wenn Sie also Ihren Vertrieb oder die Reseller steuern und keine Unsummen ausgeben wollen, schauen Sie hier wieder mal rein.
Natürlich gibt es überall Spätzünder, Verweigerer und Vergessliche, aber dafür hat man eine Software und kein Kopfweh am Abend: Nichts ist lästiger als die Kollegen permanent zu ermahnen, etwas einzufordern und wichtigen Daten nachzulaufen, um den Auftrag erfüllen zu können. ARTimer versendet Erinnerungen für Sie und zeigt genau, wer pünktlich Daten und Infos liefert und wer permanent für „Überminuten“ und schlechte Laune in der Administration sorgt. Da wird ein Gespräch fällig, das viele Chefs aber scheuen.
ARTimer lässt es nicht so weit kommen, denn niemand ist böse auf eine Software oder legt sich mit ihr an. Man kann ja doch nicht gewinnen und beschweren schon gleich dreimal nicht!
Was bei einer Grillparty doof ist, ist bei Software optimal: Sie menschelt nicht. Eine Software puffert immer Emotionen und Ärger ab und sorgt automatisch für regelkonformes Verhalten, weil die Parameter fix sind und im Idealfall vorher kommuniziert wurden: Die Ablehnung des Urlaubsantrages, weil die eigene Urlaubsvertretung schon eingebucht ist, ist ein klares Kriterium. Es spricht also einiges dafür, sich nächstes Mal früher darum zu kümmern.
Dies wiederum freut die Personalleitung bei der Ressourcenplanung – es bleibt aber die einzige Emotion. Das Anlegen einer Gruppe, in der eine Mindestanzahl im Dienst sein muss, ist das technologisch definierte Kriterium für Urlaubsvergabe. Ein spontaner Zeitausgleich ist eben nicht möglich, wenn von drei Kollegen einer auf Schulung und der andere krank ist. So einfach!
Wir kennen alle die Berufsköche aus dem Fernsehen, die trotz großer Kunst am Herd auch mal schleppende Geschäfte zeigen. Das liegt aber meist nicht am eigenen Brei in der Küche, sondern am Rezept in der Betriebswirtschaft, dem Service, der Hygiene und der Organisation. Nach einem Besuch von Rosin und Ramsey ist das vollständig runderneuert, die Kollegen wieder auf zack oder ausgetauscht. Wenn dann noch eine neue Software für das Restaurant-Management folgt, sieht es wieder besser aus im Gastraum und in der Kasse!
Für ein paar Euro im Monat pro Mitarbeiter mietet man sich ein Tool, das vieles verändert, das einen Aufbruch wie von Geisterhand schafft und vor allem wichtige Erkenntnisse und Kennzahlen für den Chef, einen Hebel für den Unternehmensberater und eine Erleichterung für den Steuerberater liefert. Und die Mitarbeiter haben Zeit für die Wurst auf dem Grill statt das bockige Excel-Sheet.
PS: Übrigens, ich habe auch mein Fahrtenbuch digitalisiert, aber das ist eine andere … App
Jürgen Kolb verantwortet als Mitbegründer und Geschäftsführer von ART Digital Solutions den Bereich Sales, PR & Marketing. Als zertifizierter Datenschutzberater bringt er juristisches sowie technisches Fachwissen ein. Nach verschiedenen beruflichen Stationen in der öffentlichen Verwaltung sowie in der freien Wirtschaft gründete Jürgen als (fast fertig studierter) Wirtschaftswissenschaftler gemeinsam mit seinem Partner aufgrund vorangegangener Erfahrungen bereits sein drittes erfolgreiches Unternehmen, denn auch am Aufbau der Antares-NetlogiX ist er schon seit Beginn im Jahr 2000 beteiligt, sowie bei der iQSol GmbH seit der Gründung 2010.