Rechenschieber: Lohnt sich die Anschaffung einer neuen Software fürs Büro?

Natürlich, Sie mögen es gerne kurz und knapp. Für die ganz Effizienten also vorab: Den ROI gibt’s ganz am Ende des Textes. Machen Sie es, scrollen Sie vor. Aber dann kommen Sie zurück, damit ich Ihnen verraten kann, wie auch Sie zu diesem Ergebnis kommen.


 

Jede Neuerung wird immer erstmal kritisch beäugt. Das gilt auch für Software:

Sie reißt uns aus dem Alltag, hält von den vermeintlich wichtigen Tätigkeiten ab (kundennäher, aber sicher nicht so rentabel und nachhaltig) und erfordert Aufmerksamkeit, Kapital und viel Zeit. Das Thema fällt also erstmal in die ungeliebte Kategorie Regularien, Steuern, Personalverrechnung und Vorschriften. Noch unangenehmer sind aber Lohnverhandlungen, Wünsche der Mitarbeiter oder Ärgernisse, die man zu vermeiden sucht – weil man nichts in der Hand hat, das als Argument dient. Urlaube ablehnen, die unseligen Rauchpausen verhindern oder die Ermahnung hinsichtlich der Effizienzsteigerung, Spaß macht das nicht. Ganz abgesehen von der Nachkalkulation, ob ein Projekt überhaupt Gewinn brachte oder als teure Lernkurve in die Unternehmensgeschichte eingeht. Wenn das dann auch noch Zeit kostet, lässt man es doch lieber gleich!

Denken Sie mal nach!

Denn stundenlanges Listentippen des Sekretariats, Nachfragen, Tipp- und Lesefehler, nachträgliche Änderungen und das Übertragen in andere Software oder Einspielen in die der Steuerberatung sind Alltag in kleinen und mittelständischen Firmen. Geschäftsführer, Bürgermeister, Eigentümer ahnen zwar, dass diese Tätigkeiten nicht sinnstiftend sind – aber unternehmen tun sie dennoch nichts. Argument: Kosten. Aufwand. Unbekanntes. Puh!

Den Chefs selbst bleibt Unangenehmes übrigens ebenfalls nicht erspart: Wie bemessen sie Motivation? Woran erkennen sie gute Arbeit? Wie erkennen sie Abgänge früher oder sehen Probleme, die bisher im Verborgenen liegen? Wie analysieren sie Änderungen von Gewohnheiten oder definieren Kriterien für einen Bonus, die jedem gerecht werden? Wer das ohne Bemessungsgrundlage fair schafft, ist zu bewundern. Wer es nicht schafft, bleibt eben anhand seines Bauchgefühls ungerecht. Oder nutzt doch eine Arbeitszeiterfassungs-Software, die belastbare Daten liefert!

 


 

TIPP: Die schnellste Lösung ist, bisher nicht geklärte Prozesse anzusprechen, Unsitten abzustellen und Regeln einzuführen, die gemeinsam mit den Mitarbeitern erarbeitet wurden.

 


 

Die nachhaltigste Lösung ist also eine Software, die von den Mitarbeitern bedient wird, die Arbeitszeiten in Echtzeit erfasst, die Manipulationen weitgehend ausschließt und die eigentlich längst vom Gesetz gefordert und von den Behörden gewünscht wird.

 

Dass sich kaum einer an die gesetzlichen Forderungen hält, beweisen die Schlagzeilen, die lückenhafte Werkverträge, Kurzarbeit oder veraltete Dienstverträge ankreiden. Es geht um Freizeit, Kinderbetreuung und Homeoffice. Wie man dies alles flexibel, rechtssicher und effizient per Excel oder Zetteln steuert? Gar nicht!  Das Ziel muss sein, dass die Mitarbeiter sich richtig, pünktlich und sorgfältig selbst verwalten. Auch dafür werden sie bezahlt.

Die Schnittstelle zur Personalverrechnung wird mithilfe einer Software zeitlich verkürzt und digitalisiert, genauso wie der Urlaubsantrag, der Krankenstandsprozess, der sich auf ein paar Wischbewegungen am Smartphone und ein Foto verkürzt. Sinnloses Nachfragen via E-Mail, Bitten um Zeitausgleich am Telefon oder der Wunsch nach Auszahlung von Überstunden im persönlichen Gespräch werden digitalisiert und somit auch demokratisiert, weil die Software die individuell für das Unternehmen und Land geltenden Regeln anwendet und abarbeitet.

Viele weitere kleine Prozesse können in einer Software angelegt oder individuell entwickelt werden. So sparen Sie bei jeder künftigen Anwendung viel wertvolle Arbeitszeit.

Serviceverträge oder Tätigkeitsberichte können genauso dargestellt werden wie die Bereitschaften und Dienstpläne. In Verbindung mit einer App geht das auch per Smartphone. Gekoppelt wird das dann noch mit dem Zutrittssystem am Tablet oder der Übersendung von Fotos aller Art, von digitalen Unterschriften bis zur Anbindung an andere Datenbanken im Unternehmen – die Grenzen solcher Lösungen sind derzeit noch nicht absehbar. In ARTimer, die Lösung, die wir für uns selbst entwickelt haben und nun auch Ihnen zur Verfügung stellen, setzen wir für uns intern bereits die Funktionen Vertriebssteuerung, Partnerbetreuung und Finanzzahlen-Management ein. Sie sehen also, die Lösung wächst mit Ihrem Unternehmenswachstum und Ihren Anforderungen.

 


 

Wir sehen, wie es bei Kunden „Klick macht“ und die Ideen sprühen!

Falls in Ihrem Unternehmen noch unerkannt blieb, dass die Personalverrechnung beim Steuerberater nach Stunden bezahlt, die Kurzarbeit-Unterstützung derzeit penibel geprüft wird, dann bringt eine simple Frage an die Chefsekretärin Licht ins Dunkel:

„Wieviel Stunden im Monat werden für die Verwaltung von Urlauben, Arbeitszeiten, Krankenständen, für Nachfragen, für Servicelisten oder Nachweise für Förderungen und Kontrollen aufgewendet, die im Zusammenhang mit Arbeitszeiten stehen?“

Ein kleiner, heilsamer Schock ist hier meist die Folge. Sprechen wir von Branchen, in denen Leasing-Arbeiter, externe Mitarbeiter oder Projektpartner involviert sind, wo Bestätigungen auszutauschen sind oder Stundenkontingente/Manntage verwaltet werden müssen, ist dieser kleine Schock dann gleich noch etwas größer.

 

Und der ROI?

Rechnen Sie mit 5 Euro pro Mitarbeiter pro Monat (weitere Module sparen noch mehr, fallen aber nicht ins Gewicht), dann erkennen Sie als Entscheider auf einen Blick: Wenn Sie auf 20 Mitarbeiter kommen und somit auf 100 Euro im Monat, dann spreche ich von den Kosten für 2,3 Stunden der Büroangestellten oder der Personalverrechnung. Lohnt sich also!

PS: ARTimer ist technisch hochabgesichert und datenschutzkonform. Sie haben Zugriff 24 Stunden am Tag und das auch global, also auch, wenn Mitarbeiter krank sind oder gerade gekündigt haben. Das System läuft und läuft – und läuft.

 

Über den Autor:

Jürgen Kolb verantwortet als Mitbegründer und Geschäftsführer von ART Digital Solutions den Bereich Sales, PR & Marketing. Als zertifizierter Datenschutzberater bringt er juristisches sowie technisches Fachwissen ein. Nach verschiedenen beruflichen Stationen in der öffentlichen Verwaltung sowie in der freien Wirtschaft gründete Jürgen als (fast fertig studierter) Wirtschaftswissenschaftler gemeinsam mit seinem Partner aufgrund vorangegangener Erfahrungen bereits sein drittes erfolgreiches Unternehmen, denn auch am Aufbau der Antares-NetlogiX ist er schon seit Beginn im Jahr 2000 beteiligt, sowie bei der iQSol GmbH seit der Gründung 2010.

 

In Zusammenarbeit mit Konstanze Kulus, saalto Agentur und Redaktion GmbH.