Viel liest und hört man über die neuen Trends, Innovationen und die Digitalisierung im Bereich der Mitarbeiterführung und der Kundenbetreuung. In IT-affinen Bereichen ist natürlich alles möglich, bis hin zur Vier-Tage-Woche und Homeoffice.
Man sieht sich fast nur noch digital, Live-Treffen haben Seltenheitswert.
Das mag an vielen Stellen von Vorteil sein, wird im Alltag und in vielen Bereichen der Verwaltung und der Wirtschaft aber schnell zum Problem, gerade bei den Themen, die weniger Spaß machen wie zum Beispiel Kündigung, Informationsbeschaffung, Aufdecken von Straftaten, Fürsorgepflichten, Aufzeichnungspflichten, Prüfungen durch Behörden, Finanzamt, Krankenkasse oder Überprüfungen von Kontrollen und Prozessen.
Jeder Abteilungsleiter und Vorgesetzte mit Personalverantwortung weiß, wovon die Rede ist:
Es gibt Themen, die einfach nur lästig sind und Zeit „stehlen“. Dazu gehören zum Beispiel Datenerhebungen, das Ausstellen von Dienstzeugnissen, Beurteilungen, das Erheben von Zeugnissen und Zertifizierungen und der Nachweis bzw. das Auffinden von Schulungsnachweisen oder Einweisungen von neuen Mitarbeitern („Wer ist wer und was machen die eigentlich?“).
Wirklich herausfordernd sind Kündigungsgespräche und vor allem die rechtliche Beurteilung, sprich die Beweisführung bei Fehlverhalten. Aufgrund der Regularien von Arbeiterkammer, ÖGB und diverser Rechtsschutzversicherungen muss alles hieb- und stichfest sein. Ohne Aufzeichnungen steht immer Aussage gegen Aussage – wer hier gewinnt ist klar. Auch dafür gibt es viele Beispiele – zum Beispiel ein neuer Trend aus den USA:
Der geheime Zweitjob. Artikel von Rachel Feintzeig, 13.08.2021, The Wall Street Journal
Viele Arbeitnehmer suchen sich dort einen zweiten Job, wobei sich beide gemütlich arrangieren lassen – vom Homeoffice aus. Im Finanz- und IT Bereich fällt es bei geschickter Vorgangsweise nicht auf, wenn Gehälter doppelt kassiert werden und nur die Hälfte oder weniger gearbeitet wird. Das ist natürlich Betrug und strafbar. Aber wie kann man dies überprüfen, nachweisen und gerichtsfest machen, wenn man überhaupt keine Daten zur Verfügung hat?
Unangenehm sind auch Gespräche mit Krankenkasse und Finanzamt, wenn keine Arbeitszeitaufzeichnungen vorliegen und man beim „Formalisieren“ der Daten nicht konform ist. Dies geschieht entweder durch Copy & Paste-Fehler der Mitarbeiter, durch unleserliche Zettelwirtschaft oder durch unglaubwürdige Standardregeln: Es arbeiten einfach nicht alle täglich punktgenau dasselbe. Dann wird es natürlich für den „Chef“ teuer, er kann ja nicht die Mitarbeiter dafür bestrafen, dass nicht richtig gearbeitet wurde oder gar am falschen Ort gespart wurde – nämlich der Arbeitszeiterfassung samt Teammanagement.
Mit Erstaunen kann man dann in den Medien lesen, dass zwar jede Minute Arbeitszeit zählt und jeder Handgriff überprüft wird, aber eben nur dort, wo der Kunde es mitbekommt. Organisatorische Prozesse und interne Sicherheitsmechanismen fallen hingegen unter „blindes Vertrauen“. Wenn hier Millionen verschwinden, fällt es auch nicht auf. Ein Beispiel aus der Nachbarschaft? Im Hotel Sacher hat eine Buchhalterin sich selbst um 4,1 Mio. Euro reicher gemacht. Aufgefallen ist das erstmal nicht.
Hotel Sacher: Ein Sündenfall im Torten-Paradies. Artikel von Michaela Reibenwein, 17.08.2021, Kurier
Wer das verhindern will, ist geradezu gezwungen, Prozesse zu automatisieren und Genehmigungs-Workflows zu etablieren. Wir wissen: Nach dem Schadensfall hat keiner etwas gesehen, gemerkt oder war verantwortlich. Sicher, nicht alles lässt sich verhindern. Aber wenn die Lage klar wird, muss es eine Datenbasis zur nachträglichen Überprüfung geben. Kein Hobbybetrüger und untreuer Mitarbeiter kann an alles denken – und dann können Applikationen und Software-Lösungen die forensische Untersuchung wesentlich erleichtern. Mail-Programme, Arbeitszeiterfassung, Projektberichte, Rechnungen und Spesenabrechnungen sind nur einige dieser Quellen, die sowohl Strafbares offenbaren also auch kostenintensives Verhalten. Manchmal sind sie auch einfach nur ein gutes Mittel für Kostenvergleiche. Von Preiskalkulationen (Vorort oder Video-Conference?) ganz abgesehen – eine Win-Win-Situation für Mitarbeiter, Kunden und die Umwelt.
Eine Teammanagement-Lösung wie unser ARTimer, die quasi das Rückgrat der Unternehmensorganisation ist, kann derart viele Vorgänge abbilden, verrechtlichen und somit absichern, dass keine Grenzen gesetzt sind. Dabei poppt auch manch überfälliges ToDo auf:
Wenn also ein Mitarbeiter sagt, dass etwas erledigt wurde, dann muss dies auch nachweisbar sein. Das muss dann mit Kundenbestätigungen, Aufzeichnungen - auch denen anderer Mitarbeiter - übereinstimmen oder auch genehmigt worden sein. ARTimer kann dabei helfen – fragen Sie uns einfach!
Jürgen Kolb verantwortet als Mitbegründer und Geschäftsführer von ART Digital Solutions den Bereich Sales, PR & Marketing. Als zertifizierter Datenschutzberater bringt er juristisches sowie technisches Fachwissen ein. Nach verschiedenen beruflichen Stationen in der öffentlichen Verwaltung sowie in der freien Wirtschaft gründete Jürgen als (fast fertig studierter) Wirtschaftswissenschaftler gemeinsam mit seinem Partner aufgrund vorangegangener Erfahrungen bereits sein drittes erfolgreiches Unternehmen, denn auch am Aufbau der Antares-NetlogiX ist er schon seit Beginn im Jahr 2000 beteiligt, sowie bei der iQSol GmbH seit der Gründung 2010.