Das Global Positioning System, kurz GPS, ist eine sehr gute Lösung für eine einfache und möglichst genaue Erfassung von Arbeitszeit und Arbeitsort, wenn Ihre Mitarbeiter viel im Außendienst unterwegs sind. Allerdings gibt es dabei einige Dinge zu beachten: Datenschutz und Transparenz sind wichtige Themen. Kommunizieren Sie Ihrem Team von Anfang an offen, was zu welchem Zweck erfasst werden soll, um unnötige Aufregung zu vermeiden.
Wenn Ihre Mitarbeiter viel bei Kunden oder auf Baustellen unterwegs sind, bietet das Setzen eines GPS-Punktes beim Erfassen von Aktivitäten eine gute Möglichkeit, den Überblick über den aktuellen Standort oder beispielsweise besuchte Kunden zu behalten.
Bei ARTimer nehmen wir Datenschutz und IT-Sicherheit sehr ernst. Da es sich bei Positionsdaten von Mitarbeitern um sensible, personenbezogene Daten handelt, trackt unsere ARTimer-App keine Wege und Fahrstrecken - es wird lediglich beim Erfassen einer Aktivität über die Stempeluhr ein einzelner GPS-Punkt gesetzt. Damit auch Ihre Mitarbeiter bei der Zeiterfassung mit GPS ein gutes Gefühl haben, ist selbstverständlich die Zustimmung in der App durch den Mitarbeiter notwendig.
Der Vorteil für Sie und Ihre Mitarbeiter: Durch diese Positionsbestimmung in der Stempeluhr kann die Arbeitszeit etwa einer Baustelle oder einem Kunden zugeordnet und somit ein transparenter Leistungsnachweis erbracht werden.
Ein weiteres sehr nützliches Feature der Zeiterfassung mit GPS wird bis Ende 2025 in unseren ARTimer implemetiert: die automatische Befüllung der An- und Abreise-Daten im Spesenantrag. Das spart Ihren Mitarbeitern nicht nur viel Zeit, sondern verhindert auch fehlerhafte Eingaben. Damit kann eine korrekte Taggeld – und Kilometergeldabrechnung jederzeit garantiert werden!
Außerdem können die GPS-Daten für Auswertungen herangezogen werden. Etwa um die korrekte Weiterverrechnung an Kunden zu gewährleisten oder im Zweifelsfall entsprechende Nachweise vorlegen zu können.
Die Kosten einer digitalen Zeiterfassung sind für KMU ein wichtiger Faktor. Bei ARTimer ist die Option für die GPS-Standorterfassung bereits im Basis-Paket inkludiert. Auf die Frage, ob sich kleinere Unternehmen die Zeiterfassung mit GPS leisten können, gibt es also eine klare Antwort: Ja!
Der Aufwand für Geräte hält sich ebenso in Grenzen: Die GPS-Zeiterfassung erfolgt per App am Smartphone. Die Mitarbeiter müssen die ARTimer-App nur auf ihrem bereits vorhandenen Gerät installieren. Die Zeiterfassung ist dann überall möglich, egal ob in der Firma oder unterwegs.